「2026 아시아 도시조명 워크숍 행사운영 용역」

과 업 내 용 서

2026. 3.

서 울 특 별 시

「2026 아시아 도시조명 워크숍 행사운영 용역」

1. 과업개요

(1) 과 업 명 : 2026 아시아 도시조명 워크숍 행사운영 용역

(2) 과업기간 : 계약일로부터 2026. 12.15. 까지

(3) 사업예산 : 170,000 천원

(4) 계약방법 : 제한경쟁입찰

(5) 낙찰자 결정방법 : 협상에 의한 계약

(6) 과업목표

ㅇ 서울시 도시조명 정책과 최신 기술을 글로벌 공유

ㅇ 10주년 기념: 서울시와 LUCI의 주요 행사 추진 성과 기념

ㅇ 서울시의 국제 위상 강화를 위한 도시조명 리더십 확립

ㅇ 정책 및 기술교류 국제협력 촉진, 국내 학계 및 산업계 발전 기여

ㅇ LUCI 협력을 통한 국제 도시조명 전문가 교류

(7) 과업범위

ㅇ 10주년 도시조명 워크숍 전체 기획

- 10주년 기념 서울시와 LUCI의 성과 강조하는 전체 콘티 및 스토리라인 기획

- 행사 목표와 핵심 주제 설정, 행사 구성(기념식, 세션 등) 확정.

ㅇ 연사 구성 및 초청, 당일 프로그램 진행

- 연사 초청 및 강연 프로그램 기획.

- 세부 프로그램 스케줄 수립 및 행사 진행 계획 마련.

ㅇ 도시조명 성과 전시회 및 도시조명 전시부스 기획 및 실행

- 전시 부스 및 성과 전시회 기획.

- 산업 교류 촉진을 위한 비즈니스 매칭 운영.

ㅇ 참가자 모집 및 관리, 홍보 참여 방안

- 참가자 모집 및 온라인 등록 시스템 운영.

- 홍보 전략 수립 및 참여 유도 방안 강화.

ㅇ 안전 관리 및 위기 대응

- 안전 관리 계획 수립 및 위기 대응 체계 구축.

- 행사 보험 가입 및 응급 대응 절차 마련.

2. 과업 추진방향

ㅇ 서울시-LUCI 10년간 성과공유(글로벌 정책교류 활성화)

ㅇ 국제교류 확대 및 민간기업의 해외 진출 지원을 위한 기회 제공

ㅇ 지속 가능한 지식 공유(프로그램 영상기록 및 자료 공유)

ㅇ 서울시 브랜드 이미지 강화(10년간의 도시조명 정책 홍보)

<행사 개요>

ㅇ 행 사 명 : 2026 아시아 도시조명 워크숍

※ '26년 행사명 변경기능 (제10회 서울-아시아 도시조명 콘퍼런스)

ㅇ 행사주최 : 서울특별시 / 국제도시조명연맹(LUCI) 공동 개최

ㅇ 행사일정 : 2026. 10. 7.(수) ~ 10. 8.(목) <2일간 - 예정>

ㅇ 행사장소 : DDP

ㅇ 참가인원 : 약300명

※ (공공부문) 국제도시조명연맹 회원/비회원 도시대표

(전문가 및 산업체) 국내·외 조명관계자/디자이너, 학회 및 협회

ㅇ 행사 주제 : 제안사에서 행사 주제 및 프로그램 제안

ㅇ 행사 주요일정(안)

구분	1일차	2일차
오전	개회식 서울시 좋은빛상 시상식 국제도시조명 연맹 소개 제10 도시조명 워크숍 기념행사	전문가 강연(분야별 최신기술) 특별대담 및 전문가 강연
오후	도시조명 콘퍼런스(1일차) 서울시 도시조명 정책발표(비전) 전문가 강연(빛공해) 전문가 강연(스마트 에너지) 도시조명 사례 발표	도시조명 콘퍼런스(2일차) 전문가 강연(야간경관 개선) 전문가 강연(빛축제 등) 도시조명 사례 발표 폐회식
저녁	환영만찬	필드투어(서울 야간경관 명소)
양일간	도시조명 전시부스 운영(서울 도시조명 박람회) 아시아 도시조명 워크숍 기록 전시회

※ 최종 주제(프로그램) 및 일정은 변경될 수 있으며, 내부 협의체 논의 등을 통해 확정

3. 세부과업 내용

(1) 행사 기본 및 실행 계획 수립

ㅇ 수급인은 행사 주제를 설정하여 서울시 도시조명 정책과 최신 글로벌 기술을 아우르는 핵심 주제를 정의하고, 이를 행사 전체 흐름에 반영해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 일정에 맞춰 2일간의 세부 일정을 작성하고, 각 세션과 기념 행사가 원활히 진행될 수 있도록 세부 스케줄을 수립해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 구성(개회식, 발표 세션, 전문가 강연 등)을 세부적으로 계획하고, 행사 진행 방법을 정리하여 발주처와 협의 후 실행해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사에 소요되는 예산을 항목별로 세부적으로 분배하고, 예산 집행 계획을 수립하여 발주처 승인 후 집행해야 한다.

(2) 행사 운영 및 현장 관리

ㅇ 수급인은 행사 시나리오와 큐시트를 작성하여, 각 세션의 시간과 진행 흐름을 체계적으로 정리하고, 이를 발주처와 협의 후 승인을 받은 뒤 실행해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 시작 4시간 전까지 행사장 내 설치 준비를 완료하고, 음향, 영상, 조명 등 장비를 점검하여 원활한 운영을 보장해야 한다.

ㅇ 수급인은 동시통역 시스템을 설치하고, 다국적 참가자들이 원활히 행사에 참여할 수 있도록 운영 계획을 수립하여 발주처와 협의 후 실행해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 중 원활한 진행을 위해 현장 운영 인력을 배치하고, 운영 교육을 실시 해야 한다.

(3) 참가자 모집 및 관리

ㅇ 수급인은 행사 목표를 달성하기 위해 200명 이상의 참가자를 모집할 수 있도록 등록 시스템을 구축하고 실시간 관리 시스템을 운영해야 한다.

ㅇ 수급인은 참가자 DB를 구축하여 실시간으로 등록 현황을 확인하고, VIP 참가자 및 초청자에 대한 우선 관리가 이루어지도록 해야 한다.

ㅇ 수급인은 해외 도시 및 기관을 대상으로 최소 10개 도시 이상의 참가자를 유치하고, 체계적인 초청 활동을 통해 참가자들이 행사에 참여할 수 있도록 유도해야 한다.

(4) 홍보 계획 수립 및 시행

ㅇ 수급인은 행사에 대한 홍보 전략을 수립하고, SNS, 언론 보도, 온라인 콘텐츠 제작 등을 통해 행사에 대한 관심도 증대를 위한 전략을 세워야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 관련 홍보물(포스터, 리플릿, 영상 콘텐츠 등)을 제작하고, 이를 배포하여 행사 인지도를 증대시켜야 한다.

ㅇ 수급인은 SNS 캠페인과 미디어 인터뷰를 활용하여 참가자 모집과 행사 관심도 증대를 유도해야 한다.

(5) 온라인 플랫폼 구축 및 운영

ㅇ 수급인은 참가자 편의성 증대를 위해 홈페이지와 사전 등록 시스템을 구축하고, 참가자 정보 제공을 위한 온라인 시스템을 운영해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 관련 국·영문 콘텐츠를 제작하고, 이를 온라인 플랫폼에 게시하여 글로벌 참가자들에게 필요한 정보를 제공해야 한다.

ㅇ 수급인은 발표자 콘텐츠(발표 영상, 발표 자료 등)를 온라인에서 관리하고, 운영 안정성 확보를 위한 운영 계획을 수립해야 한다.

(6) 전시 및 부대 프로그램 운영

ㅇ 수급인은 도시조명 박람회와 관련된 전시 프로그램을 수립하고, 전시 부스와 관련된 산업 전시를 운영 계획에 맞춰 수립해야 한다.

ㅇ 수급인은 전시 부스 설치를 담당하고, 전시 운영에 필요한 인력 배치 및 체험 프로그램 기획을 진행해야 한다.

ㅇ 수급인은 야간 투어 프로그램을 기획하고, 서울 야간경관 명소를 포함하여 참가자에게 체험 기회를 제공해야 한다.

ㅇ 수급인은 비즈니스 매칭 프로그램을 운영하여, 산업 교류를 촉진하고 기업 간 협력 기회를 창출해야 한다.

(7) 안전 관리 및 위기 대응

ㅇ 수급인은 행사 안전 관리 계획을 수립하고, 위기 대응 매뉴얼을 작성하여 비상 상황에 대비해야 한다.

ㅇ 수급인은 비상 연락망을 구축하고, 위기 대응 절차를 마련하여 안전 사고 발생 시 즉시 대응할 수 있도록 준비해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 전반에 대한 보험 가입을 완료하고, 위기 대응 체계를 점검하여 안전을 철저히 확보해야 한다.

(8) 성과 관리 및 결과 보고

ㅇ 수급인은 행사 종료 후 운영결과보고서를 작성하여 주요 성과 및 문제점을 포함한 결과를 정리하고, 향후 개선 방안을 도출해야 한다.

ㅇ 수급인은 참가자 만족도 조사를 실시하고, 조사 결과를 바탕으로 향후 행사 개선 방안을 결과보고서에 반영하여 제출해야 한다.

ㅇ 수급인은 행사 목표 달성 여부를 분석하여 정량적 목표와 함께 성과 분석을 결과보고서에 반영해야 한다.

4. 성과품

(1) 제출 성과품

ㅇ 수급자는 행사운영 종합결과보고서 10부 및 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

-	해당 보고서에는 행사 개요, 프로그램 구성, 추진경과, 주요 인사 참석 현황, 세션별 운영 결과, 토론 및 발표 요약, 주요 성과, 문제점 및 개선방안, 언론보도 현황, 사진 등이 포함되어야 한다.

-	한글 작성본(HWP 등 편집 가능한 파일)과 PDF 파일을 함께 제출하여야 한다.

ㅇ 수급자는 행사운영 요약보고서 10부 및 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 해당 보고서에는 주요 성과, 참가 규모, 홍보 실적, 만족도 조사 결과, 향후 개선과제를 중심으로 작성하여야 한다.

ㅇ 수급자는 발표자료집 및 발표자료 10부 및 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 연사 발표자료 최종본(PPT 원본 및 PDF)을 포함하여야 한다.

- 국·영문 제작이 필요한 경우 번역본을 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 행사 기록물 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 공식 사진(원본 및 보정본), 영상(원본 및 편집본), 하이라이트 영상, 세션별 녹취록, 회의록, 자막 파일 등 행사 기록자료 일체를 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 홍보물 제작 성과품 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 포스터, 리플릿, 프로그램북, 초청장, 배너, 현수막, 포토존 등 제작물의 최종본 및 원본 파일을 포함하여야 한다.

- SNS 콘텐츠, 홍보영상 등 온라인 홍보물 일체를 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 온라인 플랫폼 운영 성과품 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 홈페이지 구축 결과물, 게시 콘텐츠, 디자인 원본, 관리자 매뉴얼, 사전등록 시스템 운영 결과 및 등록 통계자료를 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 참가자 관리 및 운영자료 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 참가자 등록현황, 참석자 명단, 초청 및 섭외 결과, 의전 운영결과, 현장 운영일지, 큐시트, 인력배치표 등을 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 전시 및 부대프로그램 운영자료 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 전시부스 배치도, 참가업체 현황, 운영 결과, 현장 사진을 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 만족도 조사 및 성과분석 자료 전자파일 1식을 제출하여야 한다.

- 설문지, 응답 결과 원자료, 통계 분석자료, 개선방안을 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 정산 및 증빙자료 1식을 제출하여야 한다.

- 사업비 집행내역서, 정산서, 세금계산서 등 관련 증빙자료를 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 모든 전자파일을 저장한 USB 또는 외장저장매체 2식 이상을 제출하여야 한다.

- 성과품 종류별로 폴더를 구분하여 정리하여야 한다.

(2) 성과품 제출기준

ㅇ 수급자는 모든 성과품을 인쇄본과 전자파일을 함께 제출하여야 한다.

ㅇ 수급자는 전자파일을 PDF와 함께 편집 가능한 원본 파일을 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 사진·영상·디자인 등 활용 가능한 자료는 원본 파일로 제출하여야 한다.

ㅇ 수급자는 제출 수량 및 인쇄 사양을 발주기관과 협의하여 조정할 수 있다.

ㅇ 수급자는 성과품 제출 시 목록을 함께 제출하여 누락 여부를 확인할 수 있도록 하여야 한다.

ㅇ 수급자는 최종 성과품을 행사 종료 후 발주기관이 정하는 기한 내에 제출하여야 한다.

(3) 성과품 검수기준

ㅇ 수급자는 성과품이 과업내용서 및 승인된 사업수행계획서와 일치하는지 확인하여야 한다.

ㅇ 수급자는 행사 기획, 운영, 홍보, 플랫폼, 전시, 참가자 관리 등 전 과정의 수행 결과를 성과품에 반영하여야 한다.

ㅇ 수급자는 결과보고서에 성과, 문제점 및 개선방안을 체계적으로 포함하여야 한다.

ㅇ 수급자는 제출된 전자파일이 정상적으로 열람 및 활용이 가능하여야 한다.

ㅇ 수급자는 제출된 자료 간 수치 및 내용이 상호 일치하도록 하여야 한다.

ㅇ 발주기관은 성과품 검토 후 보완을 요구할 수 있으며, 수급자는 이에 즉시 응하여야 한다

[붙임 1]

착수(착공)신고서․공정표․현장대리인신고서

○ 착수(착공)신고

계 약 명：

계약금액：금1,234,567원(금일백이십삼만사천오백육십칠원)

계약일자：2026년      월      일

착공일자：2026년      월      일

준공기한：2026년      월      일

○ 공 정 표

공 정 별	수 량	전체공정에 대한 비율 (%)	공 정																비고
			월				월				월				월

○ 현장대리인 신고

주    소：

성    명：                 (인)  (주민등록번호：                    )

면허기술증별：

첨    부：이력서 1부

재직증명서 1부

위와 같이 (착수신고서․수행공정표․현장대리인신고서)를 제출합니다.

2026년      월      일

현장감독 확인			위 계약자
소 속			주 소：
직 급			상 호：
성 명	□		대표자： (인)

서울특별시(분임)재무관 귀하